Il est bien connu que la gestion de projets de construction exige une concentration et une précision intense. Le travail dans ce domaine est créatif, stimulant et fort intéressant.
Si vous êtes un ingénieur, un architecte ou toute personne impliquée dans un projet de construction, vous devez savoir quels sont ces points frustrants.
Dans cet article, nous allons aborder certains de ces problèmes quotidiens que vous rencontrez et qui vous empêchent de vous concentrer sur les aspects créatifs de votre travail et donc de profiter pleinement de tous les défis de votre profession.
1. Documents
La plupart du temps, les architectes, les ingénieurs ainsi que les dessinateurs doivent travailler avec de nombreux documents. Étant donné la nature de ce travail, il est difficile de connaître le nombre de fois qu'un document sera modifié, ajusté ou mis à jour et il est évident que le nombre de versions est proportionnel au nombre de fois qu'un document sera renommé. Alors êtes-vous sûr de n'avoir jamais eu un document nommé en partie avec les dénominations " Final 1, Final 2 ou final final final " ? Ces noms de fichier entraînent très souvent une confusion.
Êtes-vous sûr de savoir lequel est à jour ? Si la réponse est "oui", il est bien possible que vos collègues perdent un temps fou à trouver le bon fichier parmi tous les autres lorsque vous n'êtes pas là et cela est sans compter le gros risque de travailler pendant des heures voire des jours sur le mauvais document.
2. Communication des tâches
De manière générale, connaissez-vous le nombre de tâches que vous devez assigner à un document ? Comment parvenez-vous à vous les rappeler toutes ?
Peut-être les écrivez-vous dans un cahier, sur un document texte de votre ordinateur ou encore collez-vous un post-it sur l'écran de votre pc ou sur votre bureau. Cependant, lorsque vous regardez autour de vous, tous ces post-it et notes dispersés ici et là ne vous donnent-ils pas l'impression d'être submergés ?
En fin de journée, ces rappels vous ont certainement aidé à accomplir vos tâches mais êtes-vous sûr de ne pas avoir manqué certaines d'entre elles ? Le moindre oubli, le moindre post-it perdu peut entraîner un retard dans votre projet ou pire encore, une erreur a pu se glisser dans le plan suite à un oubli.
3. Recherche de photos
Nous savons tous à quel point une photo peut nous aider lors de la conception d'un document afin d'éviter les erreurs et les malentendus sur ce qui se passe sur un chantier. Cependant, il peut être frustrant de devoir chercher des photos parmi des milliers d'autres stockées dans des dossiers et sous-dossiers. Ainsi, cela peut vous prendre 15 à 20 minutes rien que pour trouver la bonne photo ou vous pouvez tout simplement déjà abandonner l'idée avant de commencer la recherche.
Le problème, c'est qu'au lieu de vous concentrer sur des tâches qui apportent de la réelle plus value à votre projet, vous perdez un temps précieux pour la recherche de quelques photos essentielles mais mal classées.
4. Informations asynchrones
Cela se produit lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même document en même temps et que la tâche de l'une d'entre elles peut dépendre de l'avancement des autres. Les problèmes surviennent lorsqu'une personne ne sait pas qu'il y a une mise à jour de la part des autres. C'est lorsque la mise à jour est lente ou que la personne responsable oublie d'en informer les autres. La conséquence est que vous perdez un temps précieux à travailler sur un document obsolète. Lorsque vous vous en rendez compte, vous devez recommencer depuis le début avec les frustrations causées par l'erreur d'un collègue ou d'un partenaire provenant tout simplement d'une mauvaise communication.
5. Historique du document
Vous avez certainement souvent besoin de savoir ce qu'il s'est passé avec le projet, comment vous êtes allé du point A au point C dans un document spécifique. Il est important de savoir où et quand vous avez fait une erreur, une modification inappropriée. Pire encore, il arrive que plusieurs personnes travaillent sur le même document. Comment savoir qui a fait quoi et quand sans demander autour de soi et attendre une vérification ?
Sans une organisation parfaite des documents, vous aurez l'impression de faire de l'archéologie. En réalité, vous ne faites que fouiller dans des dossiers et chercher ce qu'il s'y passait. C'est une grande perte de temps et cela a un grand impact négatif sur la productivité dans votre bureau.
6. Collaboration
Il est difficile de travailler sur un projet de construction seul ou uniquement avec son équipe. Lors de projets de grandes envergures, il est courant que plusieurs bureaux travaillent ensemble. Cela implique plus de complexité dans la gestion et le suivi de l'exécution et par la même occasion cela peut entraîner de nombreux problèmes de communication et collaboration.
Comment gérer cela efficacement en termes d'économie de coûts, de temps et de fluidité ? Si vous utilisez Excel comme plateforme de gestion de projet, cela signifie que vous devez utiliser des outils tiers pour gérer toute la collaboration. Cela inclut le téléphone, l'email, les applications de chat comme WhatsApp et Skype, les services de cloud pour partager et stocker des documents comme Google Drive et Dropbox. L'utilisation de multiples programmes et applications n'est plus la meilleure option car vous devez configurer chacun d'entre eux et cela finit par coûter plus cher et demander beaucoup de temps. Sans parler de la baisse de productivité causée par la communication fastidieuse à travers tout ces outils.
En fin de compte, même si vous aimez votre travail, il y a tout de même des points qui vous frustrent, n'est-ce pas ? Tous ces problèmes entraînent des actions répétées, perturbent le flux de travail et réduisent finalement l'efficacité du travail. En outre, ils mettent votre patience à l'épreuve et érodent votre enthousiasme pour votre travail
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