Le logiciel ou la plate-forme de gestion de projet est un outil utilisé pour organiser et gérer les plans, les documents, les tâches, les finances, la communication, la collaboration, etc. qui sont liés au projet. L'objectif de la plateforme est de faciliter la planification, de rationaliser votre processus de travail, de contrôler vos ressources et de livrer votre projet dans les délais et le budget impartis.
En fonction du secteur, les logiciels de gestion de projet ont des fonctionnalités différentes. Dans cet article, nous n'abordons que ceux destinés aux architectes et ingénieurs des bureaux d'études.
En tant qu'ingénieur ou architecte, votre principale responsabilité est de créer des plans et de les livrer avec succès. Votre travail quotidien est rempli d'une multitude de tâches, et voici quelques raisons pour lesquelles vous avez besoin d'une plateforme de gestion de projet.
Éviter les tâches oubliées et les délais non respectés
Travaillez-vous sur des projets de construction en ce moment ? Combien de tâches devez-vous vous remémorer et accomplir chaque jour ? Certaines doivent être achevées aujourd'hui, tandis que d'autres doivent l'être un autre jour. Comment pouvez-vous vous souvenir de toutes ces tâches ?
Au lieu de les écrire sur papier, de créer une liste de contrôle dans Word/Excel, de programmer un rappel sur votre téléphone, vous pouvez maintenant les inscrire sur une plate-forme. Les tâches peuvent être attribuées à chaque projet tout en indiquant les échéances. Vous pourrez ainsi suivre toutes vos tâches en un seul endroit et voir ce qui doit être fait dans l'immédiat ou plus tard.
Lisez la suite: "Pourquoi Excel n'est pas le meilleur outil de gestion de projet pour les bureaux d'études ?"
Débarrassez-vous des petites tâches qui peuvent vous faire perdre beaucoup de temps.
Êtes-vous dérangé par l'attribution de noms aux fichiers, la recherche de documents et de photos, la mise à jour manuelle des plannings/horaires ? Avez-vous remarqué le temps que ces petites tâches vous font perdre ?
Avec une plateforme de gestion, vous pouvez minimiser le temps consacré à ces petites actions manuelles.
Par défaut, la plateforme créera un nom pour votre dossier et conservera vos derniers documents mis à jour dans un endroit où vous pourrez y accéder à tout moment. Elle stockera également les photos de votre projet et vous pourrez trouver celle dont vous avez besoin en quelques clics. Vous n'aurez plus besoin d'un calendrier. En outre, la plateforme enregistre toutes vos activités, de sorte que vous ne vous égarez jamais et que vous pouvez toujours suivre ce que vous avez fait.
"Selon une étude de PWC, une corrélation directe existe entre l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet et la performance du projet. Parmi les projets les plus performants, 87 % utilisent un logiciel de gestion de projet."
Améliorer la communication interne et le flux de travail
Avez-vous besoin d'appeler, d'envoyer un courriel ou un message à quelqu'un pour lui assigner des tâches, lui demander des informations ou échanger des documents? Combien de fois devez-vous faire l'aller-retour pour obtenir les informations dont vous avez besoin ? Sans parler du temps perdu à attendre, que vous pourriez utiliser pour d'autres tâches essentielles ?
En réunissant tous les outils dont vous avez besoin en un seul endroit, la plateforme de gestion de projet permet à tous les membres de l'équipe de communiquer via une seule et même plateforme. Il est désormais possible de partager des fichiers, d'assigner des tâches, de collaborer avec votre équipe, de faire approuver vos documents et de les livrer avec un minimum de recours aux applications externes.
De plus, ce système permet à tous les membres de l'équipe de rester concentrés sur les tâches prioritaires. Les interruptions seront moins nombreuses lorsque vous vous concentrez sur un projet.
Éviter la redondance et les actions répétitives
Il est possible que les membres de l'équipe travaillent sur des fichiers et des informations obsolètes en raison de méthodes de travail différentes et d'un manque de communication. Ce problème est causé par l'information asynchrone. Le moyen le plus efficace d'éviter les informations asynchrones consiste à faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Les plateformes où toutes les informations sont synchronisées en un seul endroit et facilement accessibles peuvent contribuer à réduire les redondances et les tâches répétitives.
Lisez la suite: "6 points douloureux pour gérer un projet de construction".
Améliorer et accélérer la collaboration avec les partenaires.
Une communication interne fluide est essentielle, mais dans les projets de construction, la collaboration externe n'est pas moins importante, n'est-ce pas ?
Une plateforme ne se limite pas à votre réseau interne, mais elle peut également vous mettre en relation avec vos partenaires. Collaborer et échanger des informations avec eux est désormais aussi simple que de communiquer avec les membres de votre équipe.
Rentabilité et augmentation de la productivité.
Pour la direction, un système qui élimine les pertes de temps, réduit les erreurs, facilite la communication et motive les membres de l'équipe est un élément essentiel pour une gestion efficace des ressources. C'est également la clé de l'augmentation de la productivité.
Imaginez les mêmes projets, mais livré avec moins d'erreurs et qui prend moins de temps. Combien l'entreprise pourrait-elle économiser et gagner grâce à cela ? Non seulement elle économise des coûts physiques, mais elle génère aussi de la satisfaction pour le client, des avantages concurrentiels et un développement durable.
Vous comprenez maintenant l'importance des logiciels de gestion de projet dans la gestion d'un projet. Le secteur de la construction n'est pas une exception lorsqu'il s'agit d'utiliser un tel logiciel pour accroître sa productivité. Votre entreprise utilise-t-elle déjà un logiciel de gestion ?
Comment la plateforme Goplan peut-elle vous aider ?
Goplan est une plateforme de gestion de projets de construction, conçue spécifiquement pour les ingénieurs et les architectes des bureaux d'études.
La plateforme est un écosystème qui vous aide à gérer votre flux de travail depuis la création du plan jusqu'à sa livraison avec succès, en minimisant les erreurs et en réduisant les frustrations. Il n'y a pas de perte de temps et de coûts pour la formation et la mise en place.
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