Pourquoi Excel n'est pas le meilleur outil de gestion de projet pour les bureaux d'études ?

Excel est connu comme l'un des outil de gestion de projet les plus populaires dans de nombreux domaines. Il comprend de multiples fonctions basiques utiles comme le suivi du temps, la liste des tâches, la chronologie ainsi que la gestion financière. Ces fonctions facilitent réellement la gestion de projet.

Excel est notamment célèbre pour ses puissants outils d'analyse et de présentation. Grâce au tableau croisé dynamique et à une grande variété de diagrammes, de graphiques et de cartes 3D, vous n'aurez aucun mal à créer des rapports et des présentations.

De plus, en installant Microsoft Office, vous aurez accès à Excel mais également à d'autres outils intéressants tel que Word et Power Point. Il s'agit de la solution choisie par le plus grand nombre car elle est bon marché, sans frais supplémentaires et ne demande pas de formation fastidieuse.

Cependant, lorsqu'il s'agit de gérer un projet de construction, Excel n'est pas le meilleur outil. Vous trouverez ci-dessous 5 raisons principales qui le démontre.

1 - Processus manuel

Excel est un processus manuel, malgré le fait que des modèles soient disponibles. La mise à jour manuelle des informations contenues dans le classeur prend du temps et augmente le risque de faire des erreurs, ce qui entraîne régulièrement une perte importante en productivité.

2 - Collaboration inefficace

Lorsque vous avez besoin de communiquer efficacement avec les membres de votre équipe et les parties externes, Excel montre d'énormes limites. Toutes les collaborations, le partage d'informations, les notifications, etc. doivent être effectués avec d'autres outils. Notamment les mails, le téléphone, les applications de chat et les services cloud comme Google Drive ou Dropbox…

3 - Mauvaise gestion

Il est difficile de créer des autorisations pour les documents, notamment le droit de modifier, de lire et d'approuver et de hiérarchiser les tâches. En outre, il ne permet pas de réduire les tâches répétitives, l'un des points sensibles de la gestion des projets de construction.

4 - Pas de mobilité

Ce n'est pas un plaisir de vérifier et d'actualiser un fichier Excel sur un appareil mobile. Imaginez la difficulté d'ouvrir un énorme fichier et de suivre les informations sur de minuscules colonnes.

5 - Manque de fonctions spécialisées pour améliorer la productivité

• Mise à jour en temps réel

• Affectation des tâches

• Système de rappel

• Historique des documents

• Statut du projet

• Tâches et questions

• Stockage sécurisé des documents

Ainsi, Excel peut être utile pour les petits projets de construction, mais pas pour ceux qui nécessitent une coordination efficace entre les personnes et les parties chargées de la gestion du projet.

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